Acil durumlar ortaya çıktığında, bir kuruluş büyük ölçüde üyelerinin çevikliğine ve yanıt verebilirliğine güvenir. Bu durumlarda yapılacak ilk şey yönetim kurulu toplantısı yapmaktır.
Yine de acil yönetim kurulu toplantıları çağrısı, normal toplantılardan farklıdır. Robert’ın Düzen Kuralları şunu belirtir: özel toplantılar belirli koşul ve gereksinimleri karşılamalıdır.
Kuruluşunuz bir krizle karşı karşıyaysa ve acil bir yönetim kurulu toplantısı yapmanız gerekiyorsa bu yazı tam size göre. Bir acil durum toplantısının nasıl verimli bir şekilde hazırlanacağını ve hazırlığının normal yönetim kurulu toplantılarınızdan nasıl farklı olduğunu öğrenmek için okumaya devam edin.
1. Acil bir toplantının nedenini belirleyin
İlk olarak, durumu ve acil bir toplantının gerekliliğini değerlendirin. Risk değerlendirmesi yapmak, beklentileri belirlemenize, toplantı gündemlerini hazırlamanıza ve yönetim kurulu ile şeffaflık oluşturmanıza yardımcı olur.
Sebepler değişebilir, ancak olağan suçlular:
- Bir sonraki olağan toplantıdan önce hemen ilgilenilmesi gereken acil bir konu
- Acil bir çözüme ihtiyaç duyan beklenmedik bir kriz
- Tüzük değişikliği önerisi
- Özel düzen kurallarının değiştirilmesi üzerine bir tartışma
2. Kurul üyelerini toplantıdan haberdar edin
Yasal gereklilikler, mümkün olan en kısa sürede yönetim kurulu üyelerine toplantı veya feragat bildiriminin gönderilmesini gerektirmektedir. Bu şekilde durumu değerlendirmek için yeterli zamana sahip olacaklardır.
Toplantı duyurusu, aşağıdakiler gibi toplantının belirli ayrıntılarını içermelidir:
- Tarih
- Zaman
- Konum
- gündemler
3. İletişim kurun
Hazırlık komitenizle bu acil durum için iletişim planınızı tartışın.
Genellikle, organizasyon yönergeleri, bir toplantıya hazırlanırken iletişim sistemlerinin ayrıntılarını zaten içerir. Ancak, özellikle acil durumlarda, herkesin rollerini ve temas noktalarını bilmesini sağlamak için iletişim hiyerarşisinin akışını gözden geçirmek herkese iyi gelecektir.
Toplantılarınızı iletmek ve düzenlemek için doğru araçlara sahip olmak, acil durum toplantılarına hazırlanmak için de kullanışlıdır. Günümüzde sanal toplantı yapan kuruluşların yükselişi ile video konferans uygulaması gibi tüm iletişim araçlarınızın hazırlanması zorunludur. Bu, herkesin krizi tartışabilmesi ve mümkün olan en kısa sürede bir çözüm bulabilmesi için.
4. Sorumlulukları atayın
Acil durum yönetim kurulu toplantısının sorunsuz geçmesini sağlamak için tüm görevleri mevcut personele atayın. Örneğin, biri yönetim kurulu üyeleriyle iletişim kurmaktan sorumlu olmalı, biri (gerekirse) bir kamu duyurusu yayınlamakla, biri ilgili tüm belgeleri toplamaktan ve biri de yönetim kurulu üyeleriyle iletişim kurmaktan sorumlu olmalıdır. yönetim kurulu toplantı yeter sayısı.
5. Her şeyi belgeleyin
Acil durum çözülmüş veya başka bir özel toplantıya ihtiyaç duyulmuş olsun, bu acil durum toplantısında meydana gelen her şeyi hazırlıktan sonuca kadar belgelemek her zaman akıllıca bir uygulamadır. Kuruluş gelecekte benzer bir olayla karşılaşırsa, en azından herkesin krize daha hızlı ve verimli yanıt verebilmek için bir referansı olacaktır.
Tüm detayların zihninizde taze kalması için toplantı biter bitmez her şeyi belgelemek idealdir.
6. Acil müdahale sisteminizi değerlendirin ve iyileştirin
Kriz veya durum çözüldüğünde, müdahale prosedürünüzü gözden geçirin ve ne kadar verimli ve üretken olduğunu görün. Kurulun beklentilerini karşıladı mı? Acil duruma anında müdahale etmeyi başardınız mı? İlgili tüm taraflar arasındaki iletişim nasıldı? Tüm gündemler gerçekleşti mi?
Acil durum toplantınız için hazırlık değerlendirmeniz, kör noktaları görmenize ve gelecekteki acil durumlar için müdahale yönteminizi geliştirmenize olanak sağlayacaktır.
Yönetim kurulu toplantıları gibi dahili işlemleriniz de dijital öncelikli olmalıdır. Yönetim kurulu toplantılarınızı yürütmek için yönetim kurulu yönetim yazılımının kullanılması, bu dijital çağın gelgitlerinde hayatta kalmanıza yardımcı olacaktır.
Kaynak : https://www.thenexthint.com/how-to-prepare-for-board-meetings-during-emergencies/20129/