Bir zaman izleme çözümüyle, görevlere, projelere ve müşterilere göre çalışma saatlerini izleyerek çalışanlarınızın üretkenliği ve başarısı hakkında fikir edinebilirsiniz. Bu veriler, işverenlerin işyerinde verimliliği artırmaya yardımcı olacak bilinçli kararlar almasına olanak tanır.
Bugün sizin için en iyi zaman izleme aracını bulmak, mevcut pek çok farklı yazılım çözümüyle oldukça zor olabilir.
Ama endişelenme!
Bu yazıda, seçim yaparken göz önünde bulundurmanız gereken en kritik 5 özelliği tartışacağız. zaman izleme ve çalışan izleme yazılımı. Zaman izlemeyi kullanmanın işinize nasıl fayda sağlayabileceğini de tartışacağız. Ancak önce zaman takip yazılımının ne olduğuna bir bakalım.
Zaman Takip Yazılımı Nedir?
Bir zaman izleme yazılımı, bir şirketle ilişkili herhangi bir çalışanın, danışmanın veya serbest çalışanın çabasını ve ilerlemesini doğru bir şekilde yakalar.
MS Excel gibi zaman çizelgesi yazılımlarındaki manuel zaman girişlerinin aksine, zaman izleme çözümü verileri sorunsuz ve otomatik olarak kaydeder.
Bir zaman takip uygulaması yalnızca toplam çalışma saatlerinizi kaydetmekle kalmaz, aynı zamanda şunları da dikkatli bir şekilde kaydeder:
- Bireysel projeler için ne kadar zaman harcanıyor?
- Bir ekip üyesi ne kadar süredir etkin değil?
- Bir haftada/ayda ne kadar iş başardınız?
Zaman izleme yazılımı, analitik raporların oluşturulmasını kolaylaştırmanıza, bordro oluşturmanıza ve her çalışanın üretkenliğini doğru bir şekilde değerlendirmenize yardımcı olabilir.
Bir Zaman Takip Yazılımının 5 Temel Özelliği
1. Zaman Takibi & Çalışan Takibi
Zaman izleme ile, çalışanlarınızın iş günleri boyunca bireysel görevlere harcadıkları saat sayısını kesin olarak ölçebilirsiniz.
Uygulama, tamamlanan görevleri izlemeye ek olarak, basitleştirilmiş anlama için grafikler gibi görsel sunumlarda da veri sağlamalıdır.
2. Zaman Çizelgeleri
Bir zaman çizelgesi, çalışanlarınızın çalıştığı saatleri ve faturalandırılabilir saat cinsinden onlara ne kadar ödenmesi gerektiğini hesaplar.
Günümüzün uygulamalarıyla, zaman çizelgeleri standart şablonlarda otomatik olarak oluşturulabilir ve gelen kutunuza düzenli olarak bir CSV veya DOC dosyası olarak gönderilebilir.
Birkaç zaman izleme uygulaması, danışmanlara veya çalışanlara tercih ettikleri ödeme yöntemiyle otomatik olarak ödeme yapmak için faturalandırılabilir saatler için otomatik bordrolar sunar.
3. Analizler ve Raporlar
Zaman izleme uygulamaları ile işverenler, her bir çalışanın iş yükünü detaylandıran raporlar oluşturabilir.
Bu raporlar aşağıdakilerden oluşabilir:
- Yapılan işin özeti: herhangi bir gün, hafta veya ay boyunca aktif işçi saatleri ve molalar hakkında kapsamlı veriler sağlar.
- Projeye/göreve özel rapor: her bireyin belirli bir projeye veya göreve olan bağlılığını görüntüler.
- Faaliyet raporu: çalışanlarınızın ne üzerinde çalıştıklarına dair güncel bir genel bakış sunmak için eriştikleri görevleri ve web sitelerini özetler.
4. Proje Yönetimi
Proje yönetimi, aynı anda gerekli kalite seviyesini korurken, herhangi bir görevi olabildiğince hızlı ve uygun maliyetli bir şekilde başarıyla tamamlamanıza olanak tanır.
Genellikle, daha iyi performans için bir zaman izleme uygulaması daha büyük proje yönetimi yazılımına entegre edilir.
Günümüzde, zaman izleme yazılımları genellikle küçük projeleri etkili bir şekilde destekleyebilen gerekli proje yönetimi ve görev yönetimi özellikleriyle donatılmıştır.
5. Entegrasyonlar
Verimli zaman izleme yazılımı seçerken harici yazılım yeteneklerini entegre etmek bir zorunluluk haline geldi.
Entegre bir sistemin kullanılması, projelerin yönetimini önemli ölçüde basitleştirecektir. Ayrıca, performansınızı en üst düzeye çıkaran uzun vadeli ve kısa vadeli değişiklikleri hızlı bir şekilde uygulamanıza izin verecektir.
Zaman Takibinin 5 Faydası
Çalışanlarınızın ne kadar süredir çalıştığını anlamanın bariz avantajına ek olarak, bir zaman takip uygulamasından faydalanmak çok sayıda başka fayda sağlayabilir. İşte sizin ve şirketinizin bir tane kullanmayı düşünmesi için beş neden.
1. Artan Odaklanma
Çalışanlarınız, zamanlarını takip ederek her seferinde tek bir göreve lazer odaklı kalabilirler. Bu sadece üretkenliği artırmakla kalmaz, aynı zamanda çoklu görevlerin getirdiği dikkat dağınıklığını da azaltır.
Sonuç olarak, çalışanlarınız şunları yapabilir:
- Projelere ve görevlere odaklanmalarını yoğunlaştırın
- Daha hızlı çalışın
- Daha etkin ve verimli çalışın
2. Tükenmişliği Önler
Aşağıdakiler de dahil olmak üzere çeşitli faktörler işyeri tükenmişliğine neden olabilir:
- İş yükü dalgalanmaları
- Normal fazla mesai
- Aşırı kapasite
- Kesinti yok
Çalışanların zamanlarını günlüğe kaydettirmesi, onları nasıl harcadıkları konusunda dikkatli olmaya teşvik eder.
3. Gizli Görevleri İzleyin
Günlük olarak, kendinizi doğrudan proje hedeflerinizle ilgili olmayan, ancak yine de önemli miktarda zamanınızı gerektiren görevler arasında hokkabazlık yaparken bulabilirsiniz. Bunlar gizli görevler olarak bilinir.
Görevler için harcanan zamanı not etmek, her anı doğru bir şekilde hesaba katmanıza ve proje zaman çizelgeniz için buna göre plan yapmanıza yardımcı olabilir.
4. Daha İyi Önceliklendirmeye Yardımcı Olur
Çalışanlarınız, faaliyetlerini ve bunları tamamlamak için ayrılan süreyi izleyerek, günün başlangıcında daha fazla çaba gerektiren görevlere daha fazla dikkat vermek için günlük rutinlerini ayarlayabilir.
5. Proje Maliyetlerini Düşürür
Zaman izleme tekniklerini kullanmak, proje geliştirme yaşam döngünüzün her bir aşamasının ne kadar süreceğini belirlemenizi sağlar. Tüm proje için tahmini bir zaman çizelgesi oluşturmanıza yardımcı olur.
Projeniz için zaman çizelgeniz varsa, kendinizi uygun maliyetli kaynaklar aramaya adayabilirsiniz.
Bir Zaman İzleme Yazılımında Aramanız Gereken 5 Özellik yazısı ilk olarak The Next Hint’te yayınlandı.
Kaynak : https://www.thenexthint.com/5-features-you-should-look-for-in-a-time-tracking-software/25900/