Google Drive’ı 5 Basit Şekilde Otomatikleştirin [Benefits Included]

Belirli bir belgeyi bulmaya çalışırken manila klasör yığınlarını karıştırdığınızı hatırlıyor musunuz? Dosyalama sistemi mükemmel olmasaydı aradığınızı bulmanız imkansız olurdu.

Dosya dolabımızı dijitalleştirip Google Drive’a geçerek yerden tasarruf etmemize rağmen, yine de aynı organizasyon sorunumuz var; sistemleriniz yoksa önemli belgeler kaybolabilir. Google Drive’ı entegre ederek dijital dosya yönetiminizi kolaylaştırın.

Aşağıdaki makalede, Google Drive’ı beş kolay yolla nasıl otomatikleştirebileceğinizi göreceğiz, ancak buna bakmadan önce, Google Drive otomasyonunun getirdiği muazzam faydaları keşfedelim.

Google Drive Otomasyonu Avantajları

Google, AI’yı platformlarına ve araçlarına dahil etmenin yeni yollarını bularak hızla pazar lideri haline geliyor. Otomasyon sadece fabrikalar için değil, İş Süreçleri Otomasyonu (BPA) da dahil olmak üzere neredeyse her sektörün bir parçası haline geliyor. Otomasyon aşağıdakiler gibi avantajlar sağlar —

Geliştirilmiş kalite

Kalite kontrol önemlidir ve neyse ki yardımcı olacak bir otomasyon vardır. Geleneksel görevlerin otomasyonu, sonucun her zaman aynı ve birinci sınıf olmasını garanti eder. Ayrıca insan faktörünü azaltarak hataları azaltırken süreçleri ve görevleri düzenlemeyi de kolaylaştırıyoruz.

Artan Verimlilik

İşletmeler görevleri otomatikleştirerek zamandan tasarruf edebilir ve ekiplerini daha üretken hale getirebilir. Bu, sizin ve çalışanlarınızın işle ilgili veya kişisel, hayatın diğer alanlarına odaklanmanıza olanak tanır.

Görünür, Ölçülebilir İstatistikler

Otomatik görevler, işinizin diğerlerine kıyasla nasıl olduğunu anlamak için çok önemli olan ilerlemeyi ve ölçümleri zahmetsizce izlemenize olanak tanır. Bu süreci otomatikleştirerek, neyin iyi çalıştığını ve iyileştirme için yer olabileceğini değerlendirmek için kendinize gereken boş zamanı vermiş olursunuz.

İşgücü-İhtiyaç Azaltma

Son yıllarda otomasyon, insanlara uzaktan yardımcı olmak için giderek daha popüler hale geldi. Bu sadece verimliliği artırmakla kalmayıp aynı zamanda gerekli personel sayısını da azalttığı için faydalıdır.

Azaltılmış Giderler

Yoğun işlerde harcanan zamanı azaltarak ve görevleri tamamlamak için daha az kaynak kullanarak işletme giderlerinde azalma göreceksiniz. Buna işletme giderleri, maaş bordrosu ve daha fazlası dahildir.

Artık otomasyonun faydalarının farkında olduğumuza göre, Google Drive’ı otomatikleştirmenin beş farklı yolunu inceleyelim.

1. Gdrive’ı Gmail ile Otomatikleştirin

Hiçbir başarı garantisi olmaksızın Google üzerinden amaçsızca izin oluşturmaya çalışmaktan kaçınmak için bu iş akışını kullanın. Bununla birlikte, yeni bir Drive dosyası eklendiğinde size veya bildirimi alması gereken başka kişilere bir e-posta bildirimi gönderilir. Ayrıca ekipleri veya kişileri bilgilendirebilir ve hangi dosyaların bildirim oluşturacağını ve bunların ne sıklıkta gönderileceğini kolayca özelleştirebilirsiniz.

Bu yöntemle artık kayıp dosyaları aramakla veya sekmeler arasında gezinmekle zaman kaybetmek zorunda kalmayacaksınız. Bir etiket belirleyerek veya eki belirli bir e-posta adresine yönlendirerek e-posta eklerini doğrudan Google Drive klasörünüze kaydedebilirsiniz. İş akışları, bu otomasyonu kurmayı basit ve kolay hale getirir.

2. Ekleri başka yerlerden kaydedin

Ekleri Slack’ten veya diğer favori sohbet araçlarınızdan doğrudan Google Drive’a gönderin, böylece dosyaların gelen kutunuzda kaybolması konusunda bir daha asla endişelenmenize gerek kalmaz.

Gelen çok sayıda form gönderiminiz varsa, her şeyi düzenli tutmak için Google Drive’da dosya ekleyebilir veya klasörler oluşturabilirsiniz.

Sanal toplantılar için Zoom gibi bir video konferans uygulaması kullanmak, bir Zap kullanarak video kayıtlarını otomatik olarak Google Drive’a yüklemenize olanak tanır.

Hangi cihazı kullanırsanız kullanın, diğer sürücülerdeki dosyaları kaydetmek ve dosyalara erişmek kolaydır, böylece herkes gerekli belgeleri bulabilir.

3. Google Drive bağlantılarını otomatik olarak kısaltın

Bir Google Drive bağlantısını paylaşmanız gerekiyorsa ancak bunun çok uzun olmasını istemiyorsanız endişelenmeyin. URL’yi kısaltmak basittir ve hatta otomatik olarak yapılabilir.

Zapier, yeni eklenen Google Drive dosyalarınızı alıp URL kısaltıcılara gönderme işlemini otomatikleştirebilir, böylece bunu manuel olarak yapmak zorunda kalmazsınız.

Ayrıca Okuyun – Walmart’ta Apple Pay Var mı: Tüm Sorular Yanıtlandı

4. Yeni Drive klasörleri oluşturmak için Google Formlar gönderimlerini kullanın

Google Formlar’ı kullanarak müşterilerden, çalışanlardan ve yalnızca ürün veya hizmetinizi merak edenlerden kolayca bilgi toplayabilirsiniz. Otomatikleştirilmiş iş akışı özelliği sayesinde, her bir Form gönderimini doğrudan Drive’a gönderebilirsiniz. Her gönderim için ayrı klasörler oluşturmayı veya mevcut diğer konumlara eklemeyi seçebilirsiniz. Son olarak, hangi gönderimlerin kaydedileceğine ve hangi koşulların bu iş akışını tetikleyeceğine karar verirsiniz.

5. Yeni dosyalar hakkında bildirim gönderin

Bazen bildirimler önemsiz görünebilir. Bununla birlikte, doğru organizasyon yöntemleriyle üretkenlik getirme potansiyeline sahiptirler.

Otomasyon, önemli kişilerin yeni Google Drive dosyalarından haberdar olmasını garanti eder. E-posta bildirimlerini veya ekip sohbet mesajlarını kullanarak, kendi iş yükünüzü artırmadan personelinizi güncel tutabilirsiniz.

Son düşünceler

Zapier, çeşitli iş yazılımları arasında iş akışları oluşturmak için yardıma ihtiyaç duyan bizler için mükemmel bir araçtır. Zapier ile diğer hedeflerinize odaklanabilmeniz için basit veya karmaşık görevleri otomatikleştirmek kolaydır.