Hassas belgeleri çevrimiçi paylaşmak, birçok işletme için büyük bir güvenlik sorunu olabilir. Siber saldırganlar, her büyüklükteki kuruluşun kritik verilerini tehlikeye atmaya çalışan yeni teknikler geliştiriyor.
Koruma için birçok şirket, özellikle birleşme ve satın almalar, halka arzlar ve fon toplama gibi karmaşık ticari işlemlerde kritik belgeleri güvenli bir şekilde paylaşmak için çevrimiçi veri odası çözümlerini benimsiyor.
Bu rehber size yardımcı olacaktır daha fazla bilgi edin bir elektronik veri odası kullanarak dosya paylaşmanın ve işbirliği yapmanın faydaları hakkında.
toplu yüklemeler
Sanal bir veri odası çözümüyle, sezgisel bir sürükle ve bırak yükleyiciyi kullanarak büyük miktarda dosyayı toplu olarak yükleyebilirsiniz. Bu, zamandan tasarruf etmenize ve belgeleri ihtiyacı olan kişilerle hızlı bir şekilde paylaşmanıza yardımcı olur.
şifreleme
En iyi sanal veri odası sağlayıcıları, güvenli dosya depolama ve paylaşımını garanti eden üst düzey şifreleme protokolleri ve metodolojileri içerir.
Şifreleme, belge düzeyinde ve aktarım sırasında uygulanarak veri ihlallerinin gerçekleşme olasılığının düşük olması sağlanır. Birçok veri odası hizmeti, korumanın altın standardı olarak kabul edilen 256 bit AES şifreleme kullanır.
Erişim izni kontrolleri
Veri odaları, dosyaları kimlerin görüntüleyebileceğini, değiştirebileceğini, indirebileceğini veya yazdırabileceğini ayrıntılı bir düzeyde kontrol etmenizi sağlar. Bu, güvenliği ve kullanıcı kimlik doğrulamasını sürdürmek için belgeleriniz üzerinde size daha iyi görünürlük ve kontrol sağlar.
Anketler ve oylama
Birçok veri odası, ortak çalışanların ve paydaşların daha iyi kararlar almasını sağlayan yerleşik yoklama özelliklerini içerir. Oylamanın ayrık olup olmayacağını da belirtebilirsiniz.
Yerleşik mesajlaşma
Şirketlerin karmaşık ticari işlemlerde karşılaştıkları sorunlardan biri iletişimdir. Her kuruluş farklı bir iletişim platformu kullanır ve herkes tüm uygulamalara aşina değildir.
Herkesi sanal veri odası platformunda tutarak, kullanıcılar yerleşik mesajlaşma ile birbirleriyle kolayca mesajlaşabilir. Kullanıcı veri odasında kayıtlı olmasa bile, görüşmeye katılması ve belgeleri görüntülemesi için ona benzersiz bir davet bağlantısı gönderebilirsiniz.
Soru-Cevap bölümleri
Veri odaları, ortak çalışanların ticari işlemle veya belirli bir belgeyle ilgili sorular sormasına ve yanıtlamasına olanak tanıyan Soru-Cevap bölümlerini entegre eder.
Çoğu zaman, yatırımcıların ve paydaşların anlaşma için değerli olduğu düşünülen belirli şirket belgeleri hakkında bilgi almaları gerekir. Soru-Cevap bölümü, süreci daha verimli ve düzenli hale getirir.
uzaktan parçalama
Çevrimiçi veri odası yazılımı, başka bir kullanıcının cihazına zaten indirilmiş olsalar bile belgeleri uzaktan imha etmenize izin veren bir uzaktan parçalama işlevine sahiptir.
Optik karakter tanıma
Çok sayıda belgeniz varsa ve belirli bilgileri bulmanız gerekiyorsa, belgelerdeki metni bulmak için karakter tanımayı kullanan çevrimiçi veri odasının OCR özelliğini kullanabilirsiniz. Bu, ihtiyaç duyduğunuz bilgileri bulmak için belgelerinizin adlarını hatırlamanız gerekmediği anlamına gelir.
Raporlama ve analitik
Veri odaları, belgelerin veri odasında nasıl işlendiğine dair eksiksiz bir genel bakış sağlayan gerçek zamanlı raporlama ve analiz işlevleri sunar.
Özelleştirilmiş raporlarla, belge etkinliğini takip edebilir, en çok hangi belgelerin görüntülendiğini veya indirildiğini, her bir belgeyi ortalama görüntüleme süresini ve daha fazlasını öğrenebilirsiniz.
Bu, hangi belgelerin daha önemli olduğunu belirlemenize yardımcı olabilir.
Maliyet verimliliği
Sanal veri odalarının geliştirilmesinden önce, geleneksel veri odaları gerçek bir fiziksel odada belge alışverişini içeriyordu. Şirket bireylerinin veri odasının konumuna gitmesi, konaklama rezervasyonu yapması ve belgelerin basılı kopyalarını kullanması gerektiğinden, bu tam olarak en uygun maliyetli yaklaşım değildi.
Sanal veri odaları, fiziksel veri odalarıyla ilişkilendirilen maliyetlerin çoğunu ortadan kaldırdı. Aylık veya yıllık tek bir abonelik ücreti ile kuruluşlar, uzaktan ve güvenli belge paylaşımında verimli veri odası çözümlerinden tam olarak yararlanabilir.
Geliştirilmiş anlaşma hızı
Birleşmeler ve Satın Almalar (M&S) gibi karmaşık anlaşmaları yürütmek, geleneksel bir veri odasıyla eskiden çok yavaştı. Sanal bir veri odası, tek tıklamayla yeni katkıda bulunanlar ekleyerek, gerekli belgeleri sürükleyip bırakarak ve her belgeye kimlerin kolayca erişebileceğini atayarak anlaşmanıza hızlı bir şekilde başlamanıza yardımcı olur.
En iyi veri odası sağlayıcılarından bazıları, işlerin daha hızlı ilerlemesini sağlamak ve çalışanlarınızı eğitmek için anlaşmanız için özel bir proje yöneticisi bile atar.
Çözüm
Bu, veri odalarının güvenli belge paylaşımını ve işbirliğini nasıl kolaylaştırabileceğine dair bir genel bakıştı.
Kuruluşunuz için bir veri odası çözümü seçerken, iş dosya paylaşım gereksinimleriniz için en iyi çözümü seçmek üzere bir veri odası karşılaştırmasına göz atmanız çok önemlidir.
Kaynak : https://www.thenexthint.com/the-benefits-of-online-data-rooms-for-secure-file-sharing-and-collaboration/25695/